Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem Gabinetu Psychologicznego Siła Sensu oraz korzystaniem ze strony internetowej silasensu.pl (dalej: „Serwis”).
Dokument spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz z polskiej ustawy o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu Gabinet Psychologiczny Siła Sensu jest:
mgr Anna Pępek
Gabinet Psychologiczny Siła Sensu
ul. Okrzei 14/5, I piętro
57-300 Kłodzko
e-mail: gabinetsensu5@gmail.com
tel. 792 024 684
W Gabinecie przyjmują mgr Anna Pępek oraz mgr Emilia Ślimko-Tywoniuk. Jeżeli kontaktujesz się lub korzystasz z usług świadczonych przez Annę, administratorem danych związanych z tym kontaktem i usługą jest Anna Pępek. Jeśli kontaktujesz się lub korzystasz z usług świadczonych przez Emilię, administratorem danych związanych z tym kontaktem i usługą jest Emilia Ślimko-Tywoniuk (e-mail: emilia.silasensu@gmail.com, tel. 601 284 099).
Dane klienta jednej z administratorek nie są wykorzystywane przez drugą administratorkę do świadczenia własnych usług, chyba że wynika to z odrębnej podstawy prawnej lub klient wyraził na to zgodę.
W sprawach ochrony danych osobowych związanych ze stroną internetową i formularzem zapytania prosimy o kontakt na adres: gabinetsilasensu@gmail.com.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób kontaktujesz się z Gabinetem i z jakich usług korzystasz. Mogą to być:
- dane identyfikacyjne — imię i nazwisko;
- dane kontaktowe — adres e-mail, numer telefonu;
- treść korespondencji — wiadomość z formularza, e-mail, notatka z rozmowy telefonicznej, wybrany rodzaj konsultacji (stacjonarna / online);
- dane związane z umówieniem wizyty — termin, forma spotkania, wybrana specjalistka;
- dane rozliczeniowe — informacje potrzebne do wystawienia rachunku lub faktury (np. imię i nazwisko, adres, NIP — jeśli zostaną podane);
- dane dotyczące zdrowia i sytuacji życiowej — wyłącznie w zakresie, w jakim samodzielnie je podasz (np. w wiadomości lub podczas sesji) i w jakim są niezbędne do świadczenia pomocy psychologicznej;
- dane techniczne — adres IP, data i godzina żądania, typ przeglądarki, odwiedzone podstrony — w logach serwera oraz, po wyrażeniu zgody, w narzędziach analitycznych.
Nie wymagamy zakładania konta w Serwisie. Nie zbieramy danych niewspółmiernych do celu (np. PESEL przy samym zapytaniu ze strony).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Zapytania ze strony, e-mail i telefon
Dane z formularza kontaktowego, wiadomości e-mail oraz rozmów telefonicznych przetwarzamy, aby odpowiedzieć na pytanie, umówić kontakt lub przekazać informacje o ofercie.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy / świadczenia usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa korespondencji). Zaznaczenie zgody w formularzu potwierdza zapoznanie się z zasadami przetwarzania. Jeśli w treści wiadomości pojawią się informacje o zdrowiu, ich podanie traktujemy jako wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych w celu odpowiedzi na zapytanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
Świadczenie usług psychologicznych
Po umówieniu wizyty przetwarzamy dane w celu realizacji konsultacji, sesji, konsultacji dla rodziców, psychoedukacji oraz prowadzenia związanej z tym dokumentacji i rozliczeń.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki rachunkowe i podatkowe). Dane dotyczące zdrowia psychicznego przetwarzamy na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna / usługi związane ze zdrowiem, świadczone przez osobę podlegającą obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej) oraz — gdy jest to wymagane — na podstawie wyraźnej zgody.
Rozliczenia
Dane do rachunków, faktur i ewidencji księgowej przetwarzamy, aby wywiązać się z obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Bezpieczeństwo i utrzymanie Serwisu
Logi serwera i niezbędne mechanizmy techniczne (w tym pliki cookies niezbędne do działania strony) służą utrzymaniu, bezpieczeństwu i poprawnemu wyświetlaniu Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Analityka i statystyka odwiedzin
Google Analytics 4 oraz Google Search Console służą do oceny, jak Serwis jest używany i jak jest widoczny w wyszukiwarce — w celu jego ulepszania. Analityka oparta na cookies uruchamiana jest wyłącznie po wyrażeniu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Szczegóły: Polityka cookies.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
W niezbędnym zakresie możemy przetwarzać dane, aby chronić prawa Gabinetu i klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Formularz kontaktowy
Formularz na stronie zbiera: imię, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), rodzaj konsultacji oraz treść wiadomości. Wysłanie formularza wymaga akceptacji informacji o przetwarzaniu danych.
Wiadomość trafia na skrzynkę Gabinetu (gabinetsilasensu@gmail.com) i może być krótko przechowywana także na serwerze strony. Prosimy, aby w pierwszym kontakcie nie podawać szczegółowych informacji medycznych ani danych osób trzecich — do umówienia się wystarczą dane kontaktowe i ogólny opis potrzeby.
Formularz jest zabezpieczony przed automatycznym spamem (m.in. pole kontrolne niewidoczne dla użytkownika). Takie mechanizmy nie służą profilowaniu marketingowemu.
Jeżeli wiadomość nie wskazuje, do której z administratorek jest kierowana, może zostać wykorzystana wyłącznie w celu ustalenia właściwego adresata lub udzielenia odpowiedzi w zakresie organizacyjnym.
5. Umawianie wizyt i usługi psychologiczne
Wizytę można umówić za pośrednictwem kalendarza rezerwacji dostępnego na stronie internetowej. Możliwe jest również umówienie wizyty drogą mailową, SMS-em lub za pośrednictwem formularza kontaktowego, z podaniem imienia i nazwiska wybranej osoby prowadzącej. Kalendarz korzysta z narzędzi Google (Google Calendar / harmonogramy wizyt). Po kliknięciu w rezerwację następuje przekierowanie do serwisu Google, który przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami.
Spotkania odbywają się stacjonarnie w Kłodzku (ul. Okrzei 14/5, I piętro) albo online. Konsultacje online mogą wymagać narzędzia wideokonferencyjnego (np. Google Meet) wskazanego przez psycholożkę — wtedy dane transmisji przetwarzają również dostawcy tych narzędzi.
Informacje uzyskane w toku pomocy psychologicznej objęte są tajemnicą zawodową. Udostępniamy je wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem (np. zagrożenie życia lub zdrowia) albo za zgodą osoby, której dotyczą.
6. Analityka strony
Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) zbiera zanonimizowane lub zpseudonimizowane informacje o korzystaniu z Serwisu: m.in. odwiedzone podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia i zdarzenia takie jak kliknięcie w telefon, e-mail lub przycisk umówienia wizyty. Narzędzie uruchamiamy po zgodzie na cookies analityczne.
Google Search Console służy do monitorowania widoczności Serwisu w wyszukiwarce Google (zapytania, indeksowanie, błędy). Nie instaluje cookies w przeglądarce odwiedzającego; korzystamy ze zbiorczych danych udostępnianych administratorowi strony przez Google.
7. Pliki cookies
Serwis używa niezbędnych cookies do prawidłowego działania strony WordPress oraz — po zgodzie — cookies analitycznych Google Analytics. Szczegółowy wykaz, cele i sposób zarządzania zgodą opisuje Polityka cookies.
8. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie podmiotom, które ich potrzebują do wskazanych celów:
- dostawca hostingu i utrzymania strony internetowej;
- Google Ireland Limited / Google LLC — poczta Gmail, Kalendarz Google, ewentualnie Meet, Google Analytics, Google Search Console;
- osoba prowadząca księgowość lub doradztwo podatkowe;
- dostawca poczty elektronicznej i infrastruktury serwerowej;
- podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne — tylko gdy obowiązek wynika z ustawy);
- w razie potrzeby — druga psycholożka Gabinetu, jeśli zapytanie lub wizyta jej dotyczy, w zakresie niezbędnym do obsługi tej sprawy.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich w celach marketingu podmiotów trzecich.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z usług Google może oznaczać przekazanie danych do Stanów Zjednoczonych lub innych państw trzecich. Google stosuje mechanizmy zgodne z RODO, w tym — w odniesieniu do USA — udział w Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne. Szczegóły: Polityka prywatności Google.
10. Okres przechowywania
- zapytania ze strony i korespondencja — przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony roszczeń;
- dane klientów i dokumentacja związana z pomocą psychologiczną — przez czas współpracy oraz przez okres wynikający z przepisów i zasad wykonywania zawodu; jeżeli dokumentacja ma charakter dokumentacji medycznej, co do zasady przez 20 lat;
- dane księgowe i podatkowe — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
- logi serwera — zwykle do 14–90 dni, chyba że dłużej wymagają tego względy bezpieczeństwa;
- dane analityczne — zgodnie z ustawieniami Google Analytics, co do zasady do 14 miesięcy;
- cookies — zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych;
- sprostowania (poprawienia) danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — w przypadkach przewidzianych RODO;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych — gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się automatycznie;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Aby skorzystać z praw, napisz na gabinetsilasensu@gmail.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące przy skomplikowanym wniosku — poinformujemy Cię o tym).
Niektórych danych nie możemy usunąć od razu, jeśli prawo nakazuje ich przechowywanie (np. dokumentacja, rozliczenia) albo gdy są nadal potrzebne do świadczenia usługi.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i akceptacji informacji o przetwarzaniu nie wyślemy odpowiedzi tą drogą. Do umówienia i realizacji wizyty potrzebne są co najmniej dane identyfikacyjne i kontaktowe. Brak tych danych uniemożliwia świadczenie usługi.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało. Google Analytics może tworzyć zbiorcze statystyki i segmenty techniczne (np. rodzaj urządzenia) — wyłącznie w celu ulepszania Serwisu i tylko po zgodzie na analitykę.
14. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka: połączenie HTTPS, ograniczenie dostępu do skrzynek i dokumentacji, aktualizacje Serwisu oraz zasadę minimalizacji danych. Korespondencja e-mail i komunikacja online nie dają jednak pełnej gwarancji poufności na całej drodze przesyłu — do spraw szczególnie wrażliwych lepiej użyć telefonu lub rozmowy w Gabinecie.
15. Dzieci i młodzież
Serwis i oferta Gabinetu są kierowane do osób pełnoletnich. Konsultacje dla rodziców dotyczą wsparcia rodzica, a nie terapii dziecka przez internetowy formularz. Osoby poniżej 18. roku życia nie powinny samodzielnie przesyłać danych przez formularz.
16. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmieni się prawo, zakres usług albo narzędzia używane w Serwisie (np. analityka). Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://silasensu.pl/polityka-prywatnosci/.
Data publikacji: 20 września 2026 r.